コラム

 公開日: 2012-06-01 

マナーうんちく話252≪電話の受け方のマナー≫

6月の事を「水無月(みなづき)」と呼びますが、これは、農作業(主に田植え仕事)が「みな尽きる」、あるいは、少し前に植えた農作物が「みな着く」という意味ですが、いずれも旧暦を基準にしていますので、新暦の今頃とはマッチしないところも多々あります。

「晴れの国」岡山では、県北地方はすでに田植えが終わっている所も有りますが、県南ではこれから本格的な田植えシーズンに突入し、いよいよ農繁期です。
神様どうか今年も豊作になりますように・・・。

そして、今年はクールビズが5月から始まりましたが、本来は6月から「衣替え」です。
気候により服装を変えるのは、四季が明確に分かれている日本ならではの習慣で、その歴史は大変古く、平安時代における貴族社会の風習に起因します。

ちなみに、欧米諸国では「服装のマナー」は時間により変わります、例えば昼と夜です。欧米諸国の服装が、アフターヌーンドレスとかイブニングドレスのように、着る時間帯により異なるのに対して、四季の美しい国日本の服装のマナーは、季節により決まります。

例えば、和服の世界では、6月と9月は「ひとえ」、7月と8月は「絽(ろ)」、10月以降は「あわせ」のようになります。「ひとえ」とは「単衣」で裏地がありません。
「あわせ」は「袷」で裏を付けた衣服という意味で、「絽」は織り目を透かした絹布です。

クールビズは涼しくて楽で、さらに一人ひとりが省エネルギーについて真剣に取り組むので良い面も多々ありますが、反面だらしない感はぬぐえません。仕事の面においてはなおさらです。服装も電話も仕事上ではキチンとしたいものです。

今回は、「電話の受け方のマナー」についてです。
電話の「受け方」には「かけ方」と同様、大切な基本的な流れが有ります。

①電話が鳴ったら、出来るだけ早く出て下さい。
「相手を待たせない!」。これはとても大切です。出来れば3コール以内で出て下さい。
「お電話ありがとうございます。平松産業でございます」or「はい、平松でございます」等と、ゆっくり、相手に聞き取り易く名乗って下さい。明るく丁寧がポイントです。

※ここで、3コール以内で出られなかったら、「お待たせいたしました」と、ひと声入れると好感が持たれます。
※5から6コール以上の場合は、「大変お待たせいたしました」に変わります。
決まりは有りませんが、職場で統一されることをお勧めします。

②相手の名前を確認し、名前を復唱し、相応しい挨拶をして下さい。
「岡山商事の山田様でいらっしゃいますね、いつもお世話になっております」のように。
※自分が山田さんにお世話になっていなくても、会社全体で、あるいは他の人がお世話になっている可能性が高いので、「お世話になっています」と言う言葉は大切です。

※相手が名乗らなかったら、「失礼ですが、どちらさまでしょうか」と言って、丁寧に名前を聞いて下さい。
※名前が聞き取りにくかったら、「恐れ入りますが、もう一度お名前をおねがいできますでしょうか?」と丁寧に聞きなおします。
※同じ社内の人だったら、「お疲れ様です」のひと言を発して下さい。

③相手の用件を聴く。
メモを取りながら
「復唱させていただきます。・・・でございますね」のように。
※この時点で、電話を他者に取りつぐ必要が有る場合は、この後のコラム、「電話取り次ぎのマナー」を参考にして下さい。

④受けての名前を名乗る
「お電話ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。わたくし、平松が承りました。」のように。そして「失礼いたします」の挨拶をして終わりです。

⑤静かに、相手が電話を切るのを確認して、切って下さい。
相手が切ったら、1,2,3と頭の中で3回数えて、受話器を置くことをお勧めします。
受けた電話を適切に処理して下さい。以上です。

以上が一般論ですが、ビジネスシーンで、お客さんに好感の持たれる電話の受け方は、「話し中を無くする」「待たせない」に尽きると思います。
特に個人企業の場合、かかってくる電話のほとんどは社長あてです。事務の方が取って、社長につなぐのではなく、社長自らが率先して電話を取ることをお勧めします。

馴染みのお客さんに、いちいち名前や要件をその都度尋ねたら、気分を害されるケースも有ります。臨機応変の態度が必要です。
電話の「受け方」は、非常に高度なスキルが必要だと思います。

この記事を書いたプロ

人づくり、生きがいづくりプロジェクトの岡山ハッピーコミュニケーション

マナー講師 平松幹夫

岡山県和気郡和気町父井原824番地 [地図]
TEL:090-4573-1062

  • 問い合わせ

このコラムを読んでよかったと思ったら、クリックしてください。

「よかった」ボタンをクリックして、あなたがいいと思ったコラムを評価しましょう。

4

こちらの関連するコラムもお読みください。

<< 前のコラム 次のコラム >>
最近投稿されたコラムを読む
参加者の声

【和気町協働事業「バラ色未来創造大学」に参加された方の声(アンケートから抜粋)●講座に参加するたびに若返る気がします。この年で新たな生きがいができ大変うれしい...

講演会・研修会メニュー

《幸齢期に乾杯!加齢を華麗に生きる人生100歳時代の幸せ探し》《人生100歳2毛作時代到来!もうひと花美しく咲かそうよ》

 
このプロの紹介記事
マナーと自分磨きを指南する平松幹夫さん

美しいマナーと豊かな心でハッピーな人生を(1/3)

 「マナーは相手への思いやりを表現するためのスキル。作法に込められた意味を理解したうえで身に着けることで、人間関係を良好にし、豊かな心を育むと思うのです」と、優しくわかりやすい言葉で穏やかに語りかける平松幹夫さん(岡山県和気町父井原)。...

平松幹夫プロに相談してみよう!

山陽新聞社 マイベストプロ

年100回の講演が好評!キラキラ輝く人生を送るためのマナー講師

所属 : 人づくり、生きがいづくりプロジェクトの岡山ハッピーコミュニケーション
住所 : 岡山県和気郡和気町父井原824番地 [地図]
TEL : 090-4573-1062

プロへのお問い合わせ

マイベストプロを見たと言うとスムーズです

090-4573-1062

勧誘を目的とした営業行為の上記電話番号によるお問合せはお断りしております。

平松幹夫(ひらまつみきお)

人づくり、生きがいづくりプロジェクトの岡山ハッピーコミュニケーション

アクセスマップ

このプロにメールで問い合わせる
プロのおすすめコラム
マナーうんちくばなし1563《どう違う「水引」と「リボン」②》

【水引の色】水引の色にはいろいろありますが、大きく分けて慶事用と弔事用になります。最も多いのは「赤と白...

[ 贈答のマナー ]

マナーうんちく話1562《どう違う?「水引」と「リボン」①》

お歳暮やクリスマスプレゼントに縁が深い人は多いと思います。恐らくお歳暮とクリスマスプレゼントの両方を、贈...

[ 冠婚葬祭のマナー ]

マナーうんちく話1561《どう違う?「お返し」と「内祝い」》

日本人は世界中の中でも贈り物をしたり、されたりするのが大変好きな国民のようですが、多くの人が贈り物をするお...

[ 日常生活におけるマナー ]

マナーうんちく話1560《七五三がテーマのわらべ歌と子育て》

「子どもは神の子」といわれていた時代、三歳、五歳の子供が成長すれば喜びも大きかったわけですが、七歳になれば...

[ 歳時記のマナー ]

マナーうんちく話1559《「千歳飴」誕生の物語。七五三に秘められた謎②》

「七五三」は「髪置き」「袴着」「帯解き」といった儀礼が、公家や武家のみならず、庶民の間でも行なわれていたよ...

[ 歳時記のマナー ]

コラム一覧を見る

スマホで見る

モバイルQRコード このプロの紹介ページはスマートフォンでもご覧いただけます。 バーコード読み取り機能で、左の二次元バーコードを読み取ってください。

ページの先頭へ