コラム

 公開日: 2016-04-26 

マナーうんちく話1208《おたくは大丈夫?「報・連・相」の必要性とポイント②》

【こうすれば上手に機能する「報・連・談」のポイント】

報・連・相を上手に機能させるには、なんと言っても日頃の人間関係が大切です。そのためには先手必勝の挨拶、身だしなみ、優しい笑顔、聞き上手、称賛等を心掛け雰囲気を全員で盛り上げて下さい。

家庭ならお父さんお母さん、学校なら先生、職場なら指導的立場にある人は率先して心がけて下さい。

これらの環境が整っていれば自然に風通しがよくなり、報・連・相はスムーズにいくでしょう。その上で下記の点に注意して下さい。

○先ずは報・連・相の重要性を認識し、兎に角全体で「習慣づける」ことです。
「習うより慣れよ」と言われますが、つい忙しさのため忘れてしまうこともよくあります。必要に応じすぐに実行することを習慣にして下さい。

○「5W・2H」がポイントです。
いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのようにして、どれくらいを上手に纏めれば、簡単明瞭な連絡が出来るでしょう。

○できるだけ「メモ」を作ることもお勧めです。
相手により緊張することもあるでしょう。また、ややこしい事例もあります。
そのような場合は思い通りに伝えられませんので、メモに纏めておけばスムーズにいきます。

○「タイミング」を大切にして下さい。
相手の都合に合わすことが大切です。「○○の件で「報告」や「連絡」や「相談」をしたいのですが、今よろしいでしょうか?あるいは、約何分位時間を頂戴出来ますか?と切り出せばいいでしょう。自分の都合に合わすのではなく相手の都合を大切にして下さい。

○「伝達方法」にも配慮が必要。
例えば、相手により、この要件は直接会って口頭で伝えるか、ファックスで良いのか、メールにするべきか、を見極めて下さいね。
ここは非常に迷うところですから、後日詳しく触れます。

○相手の「立場や役割」に応じる。
先ず結論を伝え、それに対して詳細な事をどの程度報告・連絡・相談するかの判断も大切です。
相手の立場や役割にマッチした情報提供を心掛けて下さい。

○「都合の悪い内容」も平等に。
良いことは前向きになれますが、都合の悪いことは何かと後回しになりがちです。しかし悪い内容ほど早く、そしてきちんと伝えて下さい。
早期発見、早期治療に繋がります。

次回は「報・連・相」の伝達手段や順番に触れます。

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マナー講師 平松幹夫

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